Réglementation du Conseil Académique

2. Gestion du conseil académique
2.1 Système de conseil académique dans les écoles:

Le comité de conseil académique gère le système du conseil  au sein de l''école. Le comité comprend le doyen, le vice-doyen des affaires des étudiants, le vice-doyen des affaires éducatives et les conseillers académiques des départements de chaque école. Le doyen est le rapporteur de la commission des vice-doyens. Le rapporteur est considéré comme le responsable du système de conseil académique au sein de l''école et porte le titre de «conseiller  académique général de l''école». Le conseiller académique du département est le responsable du comité de conseil de chaque département. Il / elle assure la continuité de performance des conseillers académiques au sein du département.
2. Gestion du conseil académique
2.2 Exécution du système de conseil académique

Chaque semestre, l''école  accueille deux groupes d''étudiants:
a) Nouveaux étudiants

b) Anciens étudiants

Le système de conseil académique diffère entre les deux groupes comme suit:
a) Nouveaux étudiants:
• Le doyenné des admissions et des inscriptions, en collaboration avec les écoles, organise un programme spécial pour les nouveaux étudiants afin d''expliquer le système d''étude et d''évaluation ainsi que les plans d''étude en tant que forme de groupes.
• Après cela, le doyen de l’école rencontre les nouveaux étudiants à la fin de la première semaine pour les accueillir et leur faire savoir  leurs droits et  leurs responsabilités, le code d’éthique ainsi que le système de récompenses et de sanctions.
• Les étudiants rencontrent leurs conseillers académiques pour compléter les données de leurs dossiers. • Après deux semaines de début de l''année universitaire, le conseil des étudiants organise un événement au cours duquel les nouveaux étudiants rencontrent les responsables de l’Académie et des écoles en particulier.

b) Anciens étudiants:
• Les étudiants rencontrent leurs conseillers académiques. Les dates sont fixées selon un calendrier préalablement défini.
• Chaque conseiller académique étudie le cas de chaque étudiant tel qu’il est présenté dans les formulaires et les rapports inclus dans le dossier de conseil de ce dernier en fonction de ses capacités et de ses intérêts.

2. Gestion du conseil académique
    2.3 Le dossier de conseil académique

Le conseiller académique de l’étudiant prépare un dossier pour chacun de ses étudiants. Le dossier comprend les documents suivants:

• Instructions de conseil académique, procédures et dates
• Données de l’étudiant

• programme d''études

• Calendrier d''inscription

• Formulaire d’observation de la conduite de l’étudiants

• Appels, pénalités, récompenses

• relevé de notes de l’étudiant
 
3. Rôles des conseillers académiques
3.1 Rôles du conseiller académique général de l''école  (vice-doyen aux affaires des étudiants / aux affaires éducatifs)

3. Roles of Academic Advisors
3.1 Roles of the General Academic Advisor of a College (vice dean for students’ affairs/ education affairs)

1.      Suivre et contrôler  l''exécution du plan de conseil académique des écoles selon les départements.

2.      2. Introduire les systèmes et les réglementations en matière de conseil académique et consulter le plan d''action en organisant des symposiums universitaires chaque semestre avec les membres du personnel et les conseillers départementaux pour examiner les instructions.

3.      Surveiller les conseillers académiques et étudier les cas signalés par eux.

4.      Coordonner le processus d''inscription des nouveaux étudiants avec le doyen d''admission et d''inscription.

3. Rôles des conseillers académiques
3.2 Rôles du conseiller académique d''un département

Voici les rôles du conseiller académique d’un département donné avant et durant la période d’inscription.

    3-2-1 Rôles du conseiller académique d’un département donné avant l’inscription:

1. S''assurer que chaque étudiant a un conseiller et qu''il connait son nom, son bureau et ses horaires via le guichet d''information.
2. Faire la répartition équitable des étudiants sous forme des listes et les remettre aux conseillers académiques. Les listes doivent être annoncées à l’aide du panneau d’information.                                3. Préparer les dossiers académiques des étudiants selon leurs résultats du dernier semestre et les distribuer aux conseillers.

3-2-2 Rôles du conseiller académique d’un département donné lors de l’inscription:

1. Vérifier régulièrement les salles d’inscription et s’assurer que les conseillers académiques sont disponibles et font leur travail.
2. Vérifier  les heures de bureau des conseillers et évaluer la satisfaction des étudiants concernant la performance des conseillers. 
3. Réviser un échantillon aléatoire de dossiers d’étudiants pour chaque conseiller afin de s’assurer que les règles de conseil convenues sont respectées.
4. Aider à résoudre les problèmes des étudiants (groupe C, Tableau 1).
5. Tenir une réunion avec les conseillers à la fin de la période d''inscription pour discuter des problèmes et évaluer la situation.
6. Contacter directement le conseiller général de l''école pour le tenir au courant de la situation de l’inscription.
7. Inscrire les étudiants de projet de fin d’études et examiner le dossier de chacun pour connaître les cours qu’il a suivis.

3. Rôles des conseillers académiques
     3.3 Rôles du chef de department:

Le chef du département s''assure des informations et des  annonces suivantes du département:
1.s''assurer que les étapes du conseil et l''inscription sont suivies et que le travail est illustré dans un organigramme clair.
2. Clarifier les horaires d''inscription et de conseil.
3. Préparer une liste détaillée (nom- horaire – bureau/salle) de conseillers académique                                 4. Un document comprenant les noms des étudiants de chaque conseiller, en prenant en compte une distribution équilibrée.
5. Déterminer les étapes de l’inscription en ligne pour permettre aux étudiants d''inscrire des cours sur Internet et qu’ils terminent plus de 12 heures et moins de 156 heures, à condition d’obtenir une note moyenne de 2,4 au minimum.

6. La condition d’inscription des projets est que les étudiants doivent avoir complété au moins 138 heures et que la moyenne cumulative d’un étudiant ne soit pas inférieure de 2 heures.
7. Les conditions d''inscription sont déterminées par le conseil.
8. L''emploi du temps de tous les semestres.
9. L''emploi du temps des examens
10. Cours d''été valable aux étudiants.

3. Rôles des conseillers académiques
3-4 Rôles du conseiller académique des étudiants

1. Préparer un dossier  pour chaque étudiant comprenant toutes les informations.                           2. Conserver tous les bulletins / brochures, instructions, règles et règlementation, ainsi que les dernières mises à jour des conditions d''obtention du diplôme ou des exigences d''inscription … .etc.                                                                                                                                                                          3. Réviser le dossier académique d’un étudiant et préciser le cours qu''il n’a pas étudié / échoué / abandonné pendant les semestres précédents.
4. S''assurer que les étudiants est disponible pendant les heures spécifiées pour les informer et les conseiller avant chaque semestre.

5. Aider l''étudiant à choisir les cours qu''il souhaite suivre et les comparer à sa situation académique selon les règles suivies.
6. Guider l''étudiant vers les cours qu''il n''a pas étudié / échoué / retiré et s''inscrire pendant deux semestres. Si l''étudiant ne se conforme pas, son inscription sera suspendue et il sera transféré au conseiller académique du département.
7. Surveiller les étudiants durant le semestre, les encourager et résoudre leurs problèmes qui surgissent.
8. Diriger les étudiants en stage de probation et leur donner des recommandations concernant les cas ayant une faible mention (GPA) au conseiller académique du département.
9. Le conseiller académique doit se conformer aux règles générales d’inscription, telles que:
a) Les étudiants qui obtiennent  3,4 (GPA) ont la possibilité de s'' inscrire à un cours supplémentaire pendant le semestre selon l''emploi du temps et sous la supervision de son conseiller académique et l’approbation du chef de département, à condition que cela n’entraîne pas leur obtention du diplôme avant 5 ans a l''école d''Ingénierie et de Technologie, 4 ans aux écoles de Management et de Technologie, école de Transport International et de Logistique, et école d''Informatique et de Technologie.
b) Les étudiants ayant obtenu un GPA moins de 2,0 ne doivent pas s''inscrire plus de 12 heures par semaine, y compris les heures de travaux dirigés. 

c) Les étudiants de la dernière année ont l''option de s''inscrire à un cours supplémentaire afin d''obtenir le diplôme, à condition qu''il ne dépasse pas 21 heures par semaine et que leur GPA ne soit pas moins de 2,0.
d) Le conseiller académique doit se conformer aux règles et réglementations définies par l''école concernant l''inscription les projets de graduation.
e) Un étudiant peut s''inscrire au projet de graduation, s''il a réalisé ces deux conditions:

• Pour les étudiants de l''école d''Ingénierie et de Technologie, ils doivent compléter 138 heures / 159 pour le département d''Ingénierie de l''Architecture et de la conception environnementale / 102 pour les étudiants des écoles d''Informatique et de Technologie de l''information, de Management et de Technologie, du Transport International et de la Logistique.

• Pour les étudiants de l''école d''Ingénierie et de Technologie, ils doivent compléter 8 semestres (4 ans) / 9 semestres pour le département d''Ingénierie de l''Architecture et de la conception environnementale / 6 semestres pour les étudiants des écoles d''Informatique et de Technologie de l''information, de Management et de Technologie, du Transport International et de la Logistique.

10. Dans le cas où l''étudiant s''inscrit via Internet, le conseiller devrait examiner la situation de chaque étudiant et s''assurer que l''inscription est valide / correcte et en cas d''erreur dans le point de vue du conseiller, il contacte l''étudiant et l''informe la nécessité de modifier l''inscription. Si l’étudiant n’est pas convaincu, le problème devra être signalé au conseiller académique du département ou au responsable du département.
11. Le conseiller doit déterminer les cours que l''étudiant doit suivre il y a deux semestres (pas étudié / échoué / retiré)
12. Au cas où l''étudiant restera sous conseil pendant plus de deux semestres, il devra être référé au responsable du département et au conseiller académique général du collège.
13. Au cas où l''étudiant resterait sous conseil pendant plus de trois semestres, le problème devrait être renvoyé au doyen pour qu''il prenne une décision (le transfert à un autre département ou le transfert d à  une autre école de l''Académie).
14. Le conseiller doit tenir l''étudiant au courant d''emploi du temps des examens avant l''inscription pour éviter l''incompatibilité entre les dates.
15. Le conseiller académique devrait s''acquitter de sa tâche en aidant les étudiants à remplir  les documents du système de la qualité directement liés au processus de conseil, tels que le formulaire d''appel des étudiants (MPS 2/2), le formulaire de modification des résultats (MPS 2/3), et la révision des résultats de ces appels.  En plus il faut remettre les formulaires dans le dossier de l''étudiant.

Les rôles du conseiller académique avant, pendant et après la période d’inscription sont les suivants:

1. Le conseiller académique imprime les dossiers des étudiants dont il est responsable et les classe en 5 groupes (a, b, c, d et e), comme indiqué dans le tableau (1).

2. Le conseiller académique examine les pénalités imposées aux étudiants (triche, Comité des affaires des étudiants, tabagisme, etc.) et les inclut dans leurs dossiers.

3. Établir un plan de cours adapté aux étudiants de chaque groupe (b, c, d et e) et soumettre-le au conseiller du département.

4. Établir un plan pour les étudiants qui ont 15 cours / 45 heures en fonction de leurs capacités afin qu''ils puissent s''inscrire à 5 cours par semestre.

5. Établir un plan pour les étudiants qui ont achevé 108 heures (école d’Ingénierie et de Technologie) ou 72 heures (écoles d’informatique, Management et Technologie, et Transport international et Logistique) afin qu’ils terminent 5 années Ingénierie ou 4 années académiques pour les autres écoles.

3-4-3 Rôles du conseiller académique pendant la période d''inscription

1. Le conseiller reçoit les demandes des étudiants et les inscrit conformément au plan (par étudiant) comme suit:

Groupe (a) directement et s''assurer qu''il n y a pas de d''incompatibilité d''horaires.

Groupe (b) il compare les demandes avec le plan. S’il y a une différence qui cause un problème, le conseiller fait également référence au conseiller académique du département, en notant que l''étudiant s''inscrit aux quatre cours uniquement, dont ceux qu''il souhaite améliorer, répéter ou étudier.

Groupe (c) le conseiller guide l’étudiant pour améliorer autant de cours que possible et ne pas s''inscrire  aux  nouveaux cours sauf si cela est absolument nécessaire et soumettre ces cas avec un plan suggéré au conseiller du département.

Groupes (d & e) le conseiller  n''inscrit pas les étudiants, appelle leurs parents et les oriente vers le conseiller du département.
2. Il tient l''étudiant au courant des pénalités prévues (le cas échéant).

3. Il remplit le formulaire de données des étudiants et confirme leur adresse, numéro de téléphone, portable et leur courriel.

4. Une fois l’inscription est terminée, l’étudiant reçoit une copie de la carte d’inscription avec le nom et la signature du conseiller.

5. À la fin de chaque journée, le conseiller enregistre des statistiques sur le nombre d''étudiants inscrits et non-inscrits.

6. L’inscription au cours du projet n’est effectuée que par l’intermédiaire du conseiller académique du département ou le chef de département, en tenant compte des règles et règlementations de l''école en matière d’inscription.

3-4-4 Rôles du conseiller académique à la fin de l’inscription:

1. Calculer le nombre d''étudiants qui ont payé leurs frais sans aucun conseil, ainsi que ceux qui n''ont pas payé et se rapportent au département.

2. Calculer le nombre d''étudiants inscrits sans consulter le conseiller et contacter les immédiatement.

3. Calculer le nombre d''étudiants appartenant aux groupes b, c & d pour suivre leurs progrès universitaires.

4. Contacter constamment le département pour se familiariser avec toutes les procédures effectuées tout au long du semestre.

5. Se familiariser avec l’évaluation des étudiants à la 7eme semaine.

6. Compléter les dossiers des étudiants et inclure tous les avertissements  et les retraits (W) également.

7. Activer les conseils à la fin de chaque semestre.

Procédures académiques des étudiants selon chaque groupe:

A. Étudiants avec un GPA plus que 2.0 et ayant complété un nombre d''heures correspondant à leur numéro d''inscription, s''inscrivent directement à condition d''éviter l''incompatibilité d''horaire.

B. Étudiants ayant une moyenne cumulative moins de 2,0 et plus de 1,85:

• Pendant un ou deux semestres, ils ont complété un nombre d''heures qui ne diffère pas beaucoup de leur numéro d''inscription.

• Pendant plus de deux semestres, ils ont complété un nombre d''heures qui ne diffère pas beaucoup de leur numéro d''inscription.

Comparer les demandes des étudiants avec le plan suggéré et les guider s’il y a une différence. En se référant au conseiller académique du département si la différence risque de causer un problème à l''avenir, il faut noter que l''étudiant ne doit pas s''inscrire plus de 12 heures, c''est-à-dire deux nouveaux cours au maximum + deux cours à améliorer ou à redoubler.

C. Étudiants qui ont un GPA  moins de 1,85:

 Guider  les pour améliorer autant de cours que possible et ne pas inscrire de nouveaux cours sauf si cela est absolument nécessaire et renvoyer ces cas au conseiller académique du département.

D. Étudiants ayant une moyenne cumulative plus de 2,0 et ayant effectué un nombre d''heures ne correspondant pas à leur numéro d''inscription (moins qu''ils le devraient) ne s''inscrivent pas, appeler leurs parents et les orienter vers le conseiller académique du département.

E. Étudiants qui n’ont pas s''inscrit le ou les trimestres précédents indépendamment de leur moyenne cumulative, ne peuvent pas s’inscrire. Il faut appeler leurs parents et les orienter au conseiller du département.

3-5 Évaluation de la performance du conseiller académique:

L''école devrait se préoccuper de l’évaluation du rendement du conseiller académique par l’étudiant, en plus de connaître son activité et son degré d’efficacité pour améliorer continuellement ses résultats et son efficacité. Pour garantir l’efficacité de l’évaluation, certains facteurs doivent être disponibles, tels que: les outils d’évaluation, l’attribution de la responsabilité de l’évaluation à celui qui est chargé des conseils académiques de l''école et de la réalisation de l’évaluation de manière objective, régulière, continue et inclusive.

Certaines écoles incluent les conseils académiques du personnel dans leurs critères de réussite et de promotion, tandis que d’autres les tiennent en compte lorsqu’ils leur accordent des rémunérations et des indemnités annuelles.

L’évaluation du conseiller académique par un étudiant comprend les aspects suivants:

• Est-il facile ou difficile pour les étudiants de rencontrer leur conseiller

• Combien d’informations académiques sont disponibles pour le conseiller et ce qu’il leur transmet

• Le nombre des étudiants qu''il est responsable de la diminution figure-t-il sur la liste des avertissements?

• La nature de la relation entre le conseiller et l’étudiant

• Le degré de satisfaction des étudiants vis-à-vis du système de conseil académique, leur connaissance de la réglementation par leur relation avec le conseiller et d’informations sur Internet, ainsi que leur capacité à faire confiance à l’efficacité de leur conseiller académique. Les impressions positives personnelles des étudiants sont toutes des questions importantes à prendre en compte lors de l’évaluation du conseiller, car elles permettent de juger de la réussite de celui-ci dans l’exécution de la tâche qui lui est confiée. Les opinions des étudiants concernant ce sujet sont connues lors de réunions régulières organisées par l’administration de l''école, par l’intermédiaire d’un syndicat d’étudiants ou par des questionnaires.
• Il est également nécessaire de connaître en permanence l’opinion des conseillers académiques sur le système de conseil pour savoir s’ils sont satisfaits du système de conseil, ainsi que leurs attitudes à l’égard du système de conseil, à quel point le concept de conseil est clair pour eux en se concentrant sur son contenu académique, social et éducatif, qu’ils le considèrent comme une charge supplémentaire sans importance qui n’a rien à voir avec leur spécialisation, ou qu’ils le considèrent comme une partie complémentaire de leurs tâches et que le succès des programmes et travaux universitaires dépend de la prise en compte de tous les points de vue d''améliorer le travail de conseil académique.